Uddybende job – og kravprofil - Administrationschef til Campus Bornholm

Campus Bornholm søger en fællesskabsorienteret, samarbejdende og strategisk stærk administrationschef med tiltrædelse den 1. maj 2025.

Indledning

Da den tidligere Ressourcechef har fået nyt job, søger Campus Bornholm en ny administrationschef til at stå i spidsen for de afdelinger, der i organisationen understøtter undervisningen og sikrer, at organisationen fungerer til glæde for elever, studerende, samarbejdspartnere og medarbejdere.

Den tidligere Ressourcechef har gennem mange års dedikeret arbejde på Campus Bornholm bragt organisationen godt og sikkert igennem fusionsopgaven inklusive indflytning i nyt byggeri og efterlader organisationen veldrevet, tilpasset og med en stærk og fællesskabsorienteret medarbejdergruppe.

Den nye administrationschef skal derfor videreføre det gode arbejde og deltage i udviklingen de kommende år, herunder klargøring af institutionen til den kommende uddannelsesreform og implementering af understøttelsen af den nye uddannelse, EPX.

Nærværende job- og kravprofil udgør en fælles forståelsesramme for indstillingsudvalget og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Profilen kan desuden anvendes til besvarelse af spørgsmål fra ansøgere og skaber grundlag for vurdering af kandidaternes kvalifikationer.

Kontaktoplysninger og ansøgning  
Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte konsulent: 

•    Mie Heinfelt, telefon 2179 6509 eller via mail til mh@mieheinfelt.dk     

Alle henvendelser vil blive behandlet fortroligt, og Campus Bornholm vil ikke blive orienteret uden forudgående aftale herom.   
  
Finder du jobbet interessant, kan du uploade ansøgning og CV på https://campusbornholm.dk/job senest den 6. marts 2025 kl. 24.00. Stillingen ønskes besat pr 1. maj 2025.  
 

Indstillingsudvalg
Som ansøger vil du gennem hele ansættelsesprocessen møde et indstillingsudvalg, som består af følgende deltagere:
 
•    Direktør Martin Lasse Hansen Sieben 
•    Uddannelseschef Claus Jørgensen
•    Rektor Maya Müller
•    Teamleder Anne Mette Hjort Johansen
•    TR, HK Jytte Kofod Møller
•    Controller Claus Landin

Indstillingsudvalgets opgave er at afgive indstilling til direktøren, der har ansættelseskompetencen.  

Om Campus Bornholm

Campus Bornholm er Bornholms centrale uddannelsesinstitution og tilbyder en bred vifte af uddannelser.

Vi arbejder målrettet på at skabe de bedste rammer for vores elever og medarbejdere gennem en effektiv og professionel administration.

Campus Bornholm har været igennem flere sammenlægninger, hvilket har præget organisationen, men vi er nu godt på vej med at implementere det fælles grundlag i organisationen og gennem en lang række samarbejder sikre et stærkt fundament til den kommende udvikling.

Campus Bornholm udbyder som den eneste ungdomsuddannelsesinstitution på Bornholm en lang række ungdomsuddannelser, herunder de fire gymnasiale uddannelser, teknisk og merkantilt EUD samt AMU.

> Læs evt. mere om de enkelte uddannelser her

Det helt særlige ved Campus Bornholms placering på en ø af Bornholms størrelse og beskaffenhed er, at skolen på mange måder er en vigtig og helt naturlig deltager i øens daglige liv og i udviklingen af øen.

Det gælder både som fællesskabssamlende midtpunkt for øens unge, men også som samarbejdspartner for øens virksomheder gennem skolens udbud af EUD, AMU og andre uddannelses – og kompetencegivende aktiviteter.

Skolen er derudover også en væsentlig lokal arbejdsplads, og rollen som administrationschef indbefatter derfor også at tænke i samarbejdsflader og interessenter.

På Campus Bornholm er uddannelsesfællesskabet tydeligt til stede også i hverdagen, da skolen deler bygninger og faciliteter med en række andre uddannelsesinstitutioner som Københavns Professionshøjskole, Bornholms Sundheds – og Sygeplejerskeskole, CPH Business, samt FGU Bornholm, der også er placeret på skolens lokalitet.

Skolen holder til i nybyggede lokaler, der også i formen understreger det inkluderende og fællesskabsorienterede miljø gennem udformningen af åbne rum og arbejdsområder. Skolen vandt i øvrigt prisen som bedste nybyggeri i 2018 af samme grund.

Det er derfor et rart miljø også fysisk at arbejde i og møde ind i hver dag.

Organisationen  

Administrationschefen har ansvaret for byggeri, kantine, økonomi, løn & HR samt studieadministrationen ligesom administrationschefen indgår i chefgruppen sammen med direktøren, rektoren for de gymnasiale uddannelser og uddannelseschefen for EUD.

Områdets afdelinger er organiseret med en teamleder for kantinen, en teamleder for byggeri og en teamleder for uddannelsesadministrationen & IT. Alle teamledere har personaleansvar og fuldt ledelsesansvar for deres afdelinger.

Administrationschefen vil dermed være leder for de tre teamledere og samtidig være direkte leder for Bogholderi & Økonomi samt for Løn &HR. Begge disse afdelinger har hver 3 medarbejdere.

Administrationschefen skal derfor udover personaleledelse for de seks medarbejdere også kunne varetage en mere faglig ledelse af disse områder.

I begge områder er der fagligt meget stærke medarbejdere, hvoraf to har mere end 40 års erfaring i institutionen, og der er derfor i høj grad tale om ledelse af specialister med en høj faglighed og dygtighed inden for deres områder.

Ledelsen består derfor i lige så høj grad i at kunne understøtte deres arbejde ud i organisationen, ligesom personaleledelsesdelen er essentiel.

Den aktuelle situation

Campus Bornholm står over for demografiske udfordringer med faldende ungdomsårgange. Som en central institution på øen spiller skolen en afgørende rolle i at sikre uddannelsesmuligheder og styrke samarbejder på tværs af øen, herunder mulige nye initiativer såsom EPX samtidig med, at skolen skal tilpasse sig de vilkår, som de demografiske forhold udgør.

Grundet skolens særlige placering er skolen underlagt nogle rekrutteringsmæssige rammer – der er kun de unge, der er. Det har betydning for antallet af elever også på de forskellige EUD-uddannelser, og der er derfor områder og hold med få elever.

Dette er et vilkår på skolen, og administrationschefen har derfor en vigtig rolle i at understøtte resten af chefgruppen med data, scenarier og understøttende sparring i forhold til hvilke valg og udviklingsmuligheder, der er for at sikre så effektiv en drift som muligt under hensyn til vedligeholdelsen og udvikling af kvaliteten og de bekendtgørelsesmæssige forpligtelser, man har som uddannelsesinstitution.

Administrationschefen skal derfor mestre den balancegang at kunne forstå og motiveres af skolens overordnede opgave med at udbyde kvalitetsuddannelse samtidig med at kunne sikre en tryg og sikker økonomi.

Campus Bornholm er en organisation, der ønsker at udvikle sig og tilpasse sig nye udfordringer.
Der er derfor brug for en administrationschef, der kan sikre dette også gennem nytænkning, ligesom den kommende uddannelsesreform kræver at organisationen drives fremad mod dette.

En del af dette er opgaver, der skal ske løbende og over den næste årrække, men der er også opgaver, der ligger lige for, når administrationschefen starter. Således er organisationen ved at udfase det eksisterende økonomisystem og i gang med at indkøbe et nyt, og her vil administrationschefen fra start skulle være med til at kvalificere dette og understøtte processen.

Stillingen som administrationschef på Campus Bornholm

Administrationschefen refererer til direktøren og har som nævnt det overordnede ansvar for udvikling, drift og ledelse af Campus Bornholms administrative afdelinger, herunder HR & Løn, Bogholderi & Økonomi, IT, Bygningsdrift og Kantine

Ud over de tre teamledere og seks medarbejdere i direkte reference består området af 40 medarbejdere, således området i alt omfatter 49 medarbejdere.

Administrationschefen har derfor det overordnede ansvar for at sætte retning for området og lede både ledere og egne medarbejdere og har derfor helt konkret også både det overordnede og direkte ansvar for økonomistyring, budgetlægning og økonomisk opfølgning. 

Udover ledelsen af eget område har administrationschefen også ansvar for at sikre en effektiv understøttelse af organisationens strategiske mål.

I dette ligger også at være sparringspartner for direktøren samt resten af chefgruppen i forhold til økonomi og ressourcestyring og være garant for overholdelse af gældende lovgivning på eget område, herunder rapportering til offentlige myndigheder.

Dette sker blandt andet gennem at udvikle og optimere administrative processer med fokus på effektivitet og kvalitet samt sikre kvalificeret datatræk, rapportering og beslutningsgrundlag for ledelsen, så der sker den rette prioritering af ressourcer og beslutninger på tværs af organisationen.

Som del af chefgruppen og det strategiske arbejde er administrationschefen en drivkraft i at søge eksternt finansierede projekter og understøttelse af samarbejder med relevante partnere og på den måde skabe og vedligeholde samarbejder med eksterne aktører på Bornholm, hvor det relevant ift. administrationschefens områder.

Og endelig er administrationschefen med til at udvikle ledelsesfællesskabet i organisationen både i chefgruppen og i egen ledergruppe.

Da chefgruppen i sin kommende konstellation er ny med også en forholdsvis ny direktør, får administrationschefen rig mulighed for at være med til at opbygge teamet i chefgruppen og præge den fælles lederudvikling.

Dette gælder også i eget område med ledelse af egne tre teamledere, hvor der er et stort ønske om at udvikle ledelse sammen også med henblik på, hvordan man kan understøtte resten af organisationen og sikre en personaleledelse, der giver retning, trivsel, inddragelse, nærvær og synlighed.

Administrationschefen forventes derfor også selv at bidrage med denne ledelsesstil både i sine samarbejder, i ledelsen af teamlederne og i ledelsen af egne medarbejdere – altså generelt være en synlig og tilgængelig leder med fokus på trivsel og arbejdsglæde

Succeskriterier
Inden for de første 6 måneder forventes det, at den nye administrationschef:

•    Har etableret sig som en synlig og respekteret leder i organisationen

•    Har bidraget til en stærkere stabsfunktion, der understøtter Campus Bornholm

•    Har skabt et godt samarbejde med medarbejdere og ledergruppen

•    Har understøttet udviklingen af et systematisk ledergruppesamarbejde

Inden for et år forventes det, at:

•    Kandidaten har identificeret udviklingsområder inden for administration og organisation

•    Der er forslag til effektivisering og optimering af processer

•    Administrationen fungerer som en helhed på tværs af afdelinger

Den ideelle profil

Vi søger en administrationschef med stærke ledelsesmæssige og strategiske kompetencer, der kan balancere drift og udvikling, da administrationschefen i ledelse af eget område i Økonomi & Bogholderi samt HR & Løn kommer tæt på driften.

Hvor den kommende administrationschef har erhvervet sine faglige kompetencer, er ikke det afgørende, men der lægges vægt på, at kandidaten besidder følgende

Kvalifikationer:

•    Dokumenteret erfaring med ledelse på strategisk og operationelt niveau

•    Erfaring med økonomistyring, budgettering og regnskab, gerne inden for en offentlig institution eller kontekst. Det er derudover en fordel med erfaring med personalejura og HR.

•    Erfaring med at koble data og strategiske beslutninger.

•    Erfaring med ledelse af medarbejdere (og gerne teamledere. Dette er dog ikke en forudsætning, men en fordel)

•    Erfaring med at arbejde i en inddragende organisation og selv bidrage aktivt til inddragelse.

•    Forståelse for uddannelsesområdets logikker og tværgående samarbejde, herunder forståelse for og kendskab til arbejdet med forvaltning efter bekendtgørelser og lovmæssige rammer.

•    Evne til at etablere sig i en forholdsvis ny chefgruppe og bidrage til at præge samarbejdet.

•    Erfaring med at udvikle strategiske partnerskaber og økonomiske samarbejdskonstruktioner.

•    Relevant videregående uddannelse gerne inden for økonomi, jura eller administration 

Personlige kompetencer og egenskaber:

•    Strategisk tænkende med helhedsforståelse

•    Tydelig og tillidsskabende lederstil

•    Nysgerrighed på medarbejdernes og kollegernes kompetencer

•    Evne til at motivere og udvikle medarbejdere

•    Tager initiativ og beslutninger med fokus på åbenhed

•    Evne til at træffe beslutninger efter inddragelse og kunne kommunikere dem tydeligt til forskellige målgrupper med fokus på deres vidensbehov

•    Evne til at skabe ro og forankre større beslutninger

•    Smidig tankegang, der kan finde løsninger på både kort og lang sigt

•    Evne til at stille de rigtige spørgsmål og udfolde scenarier for beslutningstagning

 

Ansættelsesvilkår 

Administrationschefen ansættes i lønramme 36 efter individuel forhandling. Til stillingen er tilknyttet pensionstillæg på 18 %. 

 

Proces- og tidsplan

 Vi ønsker, at du starter i stillingen senest d. 1. maj 2025.  
 
Ansættelsesforløbet er tilrettelagt med det formål at give kandidaterne det bedst mulige afsæt til at få indblik i organisationen, dens styrker og svagheder, forventninger til stillingen og tilsvarende afstemme forventninger og præferencer til samarbejdet. 

Processen omfatter følgende datoer:

•    Ansøgningsfrist: 6. marts 2025 kl. 24.00

•    Udvælgelse til 1. samtale: 11. marts 2025

•    1. samtalerunde: 14. marts 2025. Samtalerne afholdes på Campus Bornholm.

•    Testforløb: Uge 12

•    2. samtalerunde: 24. marts 2025. Samtalerne afholdes på Campus Bornholm.

•    Tiltrædelse: 1. maj 2025

 
Ansøgningsfristen er d. 6. marts kl. 24:00, og du bedes ansøge ved at sende ansøgning, CV samt relevante papirer på https://campusbornholm.dk/job 

Alle ansøgninger behandles fortroligt og ses kun af indstillingsudvalget. 
 
Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte konsulent Mie Heinfelt på 2179 6509. 
 
> Læs mere om os på Campus Bornholms hjemmeside

Vi opfordrer alle at søge vores ledige stillinger på Campus Bornholm, uanset køn, alder, familiemæssig status, etnisk oprindelse, seksuel orientering, kønsidentitet, politisk orientering, tro, religion og handicap.