Campus Bornholms whistleblowerordning
Formål
Whistleblowerordningen på Campus Bornholm har til formål:
- at øge mulighederne for, at elever, kursister og ansatte kan ytre sig om kritisable forhold på skolen uden at frygte for negative konsekvenser,
- at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
- at opdage fejl og forsømmelser, så at disse kan håndteres og forebygges.
Whistleblowerordningerne er et supplement til den direkte og daglige dialog på skolen om fejl og utilfredsstillende forhold mv.
Ordningen udgør et supplement til muligheden for at rette henvendelse via de almindelige kommunikations- og klageadgange på skolen.
For elever og kursister vil den almindelige klageadgang være at rette henvendelse til studievejleder og/eller lederen for den uddannelse, hvor eleven / kursisten er indskrevet.
For ansatte vil den almindelige kommunikations- og klageadgang være at rette henvendelse til nærmeste leder, tillidsrepræsentant og / eller arbejdsmiljørepræsentant. Såfremt klagen omhandler nærmeste leder, kan man som medarbejder rette henvendelse til ledelseslaget over nærmeste leder.
Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en webportal på skolens hjemmeside.
I de tilfælde, hvor en ansat eller en elev/kursist vurderer, at indberetningen ikke kan imødegås effektivt internt på Campus Bornholm, eller man af andre grunde foretrækker at indberette til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, er der frit valg mellem Campus Bornholms interne whistleblowerordning og den eksterne ordning hos Datatilsynet. En indberetning til Datatilsynet kan ske via Datatilsynets hjemmeside.
Hvem kan bruge whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen kan anvendes af:
Elever og kursister
- Alle elever og kursister på Campus Bornholm. Dette omfatter alle personer, der er indskrevet på Campus Bornholm, og som modtager undervisning, uanset hvordan personerne betegnes.
- Alle uddannelsessøgende, som endnu ikke er elever eller kursister på skolen, men som vil indberette hændelser, som man har kendskab til fra ansøgnings- og optagelsesprocessen til skolens uddannelser.
- Tidligere elever og kursister kan ikke foretage indberetning gennem whistleblowerordningen.
Ansatte
- Alle ansatte på Campus Bornholm uanset ansættelsesform og beskæftigelsesgrad. Indberetninger kan således foretages af både fuldtidsansatte, deltidsansatte, tidsbegrænset ansatte og vikaransatte uanset hvilken stilling, den pågældende bestrider.
- Alle personer, der endnu ikke er ansatte på skolen, men som vil indberette hændelser, som man har kendskab til fra ansættelsesprocessen eller andre før kontraktuelle forhandlinger.
- Tidligere ansatte kan ikke foretage indberetning gennem whistleblowerordningen.
Hvad kan der indberettes om?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige forhold på skolen. Den der indberetter, skal have viden om eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.
Elever og kursister
Elever og kursister kan foretage indberetninger om sexchikane og andre former for krænkelser, som de enten selv har været udsat for, eller som de har oplevet, at andre har været udsat for, og som har fundet sted på Campus Bornholm eller i forbindelse med Campus Bornholms aktiviteter. Det kan eksempelvis være i forbindelse med ekskursioner eller sociale arrangementer.
Ansatte
Ansatte kan foretage indberetning om de forhold, der er omtalt i whistleblowerlovens §1, stk. 1:
- Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.
- Overtrædelser af visse dele af EU-retten.
Eksempler på forhold, der falder indenfor whistleblowerordningens formål er:
- Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af grov chikane.
- Seksuel chikane (fx uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima).
- Grov chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
- Strafbare forhold, fx brud på tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
- Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, fx forvaltningsloven og offentlighedsloven.
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, saglighedskravet, magtfordrejningsgrundsætningen og princippet om sparsommelighed.
- Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
- Overtrædelse af EU-direktiver og EU-forordninger indenfor følgende områder; offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, miljøbeskyttelse, EU’s konkurrence- og statsstøtteregler, mm.
Oplysninger om forhold der vedrører overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, såsom sygefravær, rygning, alkohol og påklædning skal ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Oplysninger om mindre grove personrelaterede konflikter på skolen skal heller ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Whistleblowerordningen kan endvidere ikke anvendes i forhold til almindelig utilfredshed med ansættelses- eller arbejdsvilkår.
Oplysninger om sådanne forhold bør indgives til nærmeste leder.
Sådan indberetter du
Indberetningen foretages skriftligt gennem skolens digitale whistleblowerportal, der tilgås via link på skolens hjemmeside.
Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:
- Beskrivelse af forholdet: Dato, sted og navnet/navnene på de involverede personer
- Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen
Skolen accepterer ikke anonyme henvendelser via whistleblowerordningen.
Beskyttelsen af whistleblower
Ansatte
Whistleblowerens identitet må hverken direkte eller indirekte afsløres af vores interne whistleblowerenhed, medmindre whistlebloweren udtrykkeligt har givet samtykke hertil, eller der foreligger de særlige situationer beskrevet i §26, stk. 2, i lov om beskyttelse af whistleblowere.
Whistlebloweren ifalder ikke ansvar for at have skaffet sig adgang til de indberettede oplysninger, medmindre handlingen i sig selv udgør en strafbar handling. Det vil sige, at du som whistleblower ikke kan sanktioneres for at have skaffet oplysningerne, medmindre du har skaffet dem på en ulovlig måde, fx ved hacking eller ulovlige lydoptagelser
Whistlebloweren kan hellere ikke ifalde ansvar for at afsløre fortrolige oplysninger som en del af indberetningen, hvis whistlebloweren har haft rimelig grund til at tro, at oplysningerne var nødvendige for at afsløre en lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.
Whistlebloweren må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi Whistlebloweren har foretaget en indberetning. Dette betyder, at indberetningen ikke må få ufordelagtige følger for whistlebloweren, f.eks. må whistlebloweren ikke blive afskediget, miste en forfremmelse eller blive chikaneret, fordi han eller hun har foretaget en indberetning.
Whistlebloweren er kun beskyttet som beskrevet ovenfor, hvis whistlebloweren på det tidspunkt, hvor han/hun fortog indberetningen, havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte.
Der henvises til privatlivspolitikken for så vidt angår whistleblowerens rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen.
Elever og kursister
De personer, som indberetningen vedrører, kan have ret til at få oplyst, hvem der har indgivet oplysningerne, da elever ikke er omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere. Det vil sige, at hvis du som elev eller kursist foretager en indberetning, kan de personer, som indberetningen vedrører, have krav på at få oplyst, hvem du er.
De almindelige regler i forvaltningsloven, offentlighedsloven og databeskyttelsesreglerne finder anvendelse i forhold til anmodninger om aktindsigt og egen accept i en indberetning.
Sådan håndterer skolen indberetningen
Campus Bornholm har udliciteret opgaven vedrørende overvågning af indberetningsportalen og den indledende screening af de modtagne indberetninger til advokatfirmaet Damkjær Lauritzen, som også kan kommunikere med whistlebloweren via portalen.
Til behandling af de modtagne indberetninger har Campus Bornholm etableret en intern whistleblowerenhed bestående af en HR-medarbejder og en kvalitetskoordinator.
Den interne whistleblowerenhed og Damkjær Lauritzen er underlagt en forpligtelse til at håndtere indberetningerne med respekt af de skærpede krav til fortrolighed som følger af lov om beskyttelse af whistleblowere, hvilket sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og tavshedspligt i forhold til indberetningen generelt. For elevers vedkommende gælder imidlertid alene de almindelige regler i databeskyttelseslovgivningen, forvaltningsloven og offentlighedsloven.
Whistlebloweren modtager senest 7 kalenderdage efter indberetningens indgivelse meddelelse om, at indberetningen er modtaget, og den forventelige sagsbehandlingstid.
I forbindelse med den indledende screening af indberetningen vurderes i første række, om indberetningen falder indenfor ordningen. Hvis dette ikke er tilfældet, modtager whistlebloweren meddelelse herom samt en vejledning om, hvortil der eventuelt i stedet kan rettes henvendelse.
Når indberetningen falder indenfor ordningen, vurderer den interne whistleblowerenhed, hvilke relevante undersøgelser indberetningen giver anledning til for en afdækning af de indberettede forhold. Inddragelse af andre personer eller afdelinger kan alene ske i det omfang, det skønnes nødvendigt eller hensigtsmæssigt i forhold til at behandle indberetningen og imødegå overtrædelser.
I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at iværksætte relevante undersøgelser uden direkte eller indirekte identificering af whistlebloweren, bliver whistlebloweren oplyst om, at sagen begrundet i bevismangel vil blive afsluttet, medmindre der gives samtykke til afsløring af identiteten.
Whistlebloweren orienteres om den påtænkte eller iværksatte opfølgning senest 3 måneder efter bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback indenfor 3 måneders fristen, oplyses whistlebloweren om, hvornår feedback kan forventes.
Den interne whistleblowerenhed tager konkret stilling til, om whistlebloweren kan gives yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald. Whistlebloweren orienteres i alle tilfælde, når indberetningen er færdigbehandlet af den interne whistleblowerenhed.
Se proceduren for behandling af indberetninger til Campus Bornholms whistleblowerordning her
Underretning af den person, som indberetningen vedrører og af andre personer
Personer, som nævnes i indberetningen, kan have ret til indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelseslovgivningen.
Henset til den særlige tavshedspligt i forhold til whistleblowerens identitet har berørte personer ikke krav på oplysninger, som direkte eller indirekte kan afsløre whistleblowerens identitet, når indberetningen er indgivet af en medarbejder, med mindre de skal sikres ret til et forsvar i forbindelse med en retssag.
Registrering og opbevaring af indberetninger
De modtagne indberetninger og de øvrige dokumenter, som modtages fra whistlebloweren, registreres på portalen, hvor indberetningen finder sted. Det er kun skolens interne whistleblowerenhed samt advokatfirmaet Damkjær Lauritzen, der har adgang til disse oplysninger.
Indberetningerne opbevares så længe, som det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde de krav, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere samt af databeskyttelseslovgivningen.
Campus Bornholm er dataansvarlig for whistleblowerordningen.
Yderligere information om whistleblowerordningen
Kontakt venligst skolens interne whistleblowerenhed, hvis du har spørgsmål til whistleblowerordningen.