Whistleblowerpolitik

Formål

Whistleblowerordningen på Campus Bornholm har til formål:

  • at øge mulighederne for, at elever, kursister og ansatte kan ytre sig om kritisable forhold på skolen uden at frygte for negative konsekvenser,
  • at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
  • at opdage fejl og forsømmelser, så at disse kan håndteres og forebygges.

Whistleblowerordningerne er et supplement til den direkte og daglige dialog på skolen om fejl og utilfredsstillende forhold mv.

Ordningen udgør et supplement til muligheden for at rette henvendelse via de almindelige kommunikations- og klageadgange på skolen.

For elever og kursister vil den almindelige klageadgang være at rette henvendelse til studievejleder og/eller lederen for den uddannelse, hvor eleven / kursisten er indskrevet.

For ansatte vil den almindelige kommunikations- og klageadgang være at rette henvendelse til nærmeste leder, tillidsrepræsentant og / eller arbejdsmiljørepræsentant. Såfremt klagen omhandler nærmeste leder, kan man som medarbejder rette henvendelse til ledelseslaget over nærmeste leder. 

Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en webportal på skolens hjemmeside.

Hvem kan bruge whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan anvendes af:

Elever og kursister:

  • Alle elever og kursister på Campus Bornholm. Dette omfatter alle personer, der er indskrevet på Campus Bornholm, og som modtager undervisning, uanset hvordan personerne betegnes.
  • Alle uddannelsessøgende, som endnu ikke er elever eller kursister på skolen, men som vil indberette hændelser, som man har kendskab til fra ansøgnings- og optagelsesprocessen til skolens uddannelser.
  • Tidligere elever og kursister kan ikke foretage indberetning gennem whistleblowerordningen.

Ansatte

  • Alle ansatte på Campus Bornholm uanset ansættelsesform og beskæftigelsesgrad. Indberetninger kan således foretages af både fuldtidsansatte, deltidsansatte, tidsbegrænset ansatte og vikaransatte uanset hvilken stilling, den pågældende bestrider.
  • Alle personer, der endnu ikke er ansatte på skolen, men som vil indberette hændelser, som man har kendskab til fra ansættelsesprocessen eller andre før kontraktuelle forhandlinger.
  • Tidligere ansatte kan ikke foretage indberetning gennem whistleblowerordningen. 

Hvad kan der indberettes om?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige forhold på skolen. Den der indberetter, skal have viden om eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.

Elever og kursister

Elever og kursister kan foretage indberetninger om sexchikane og andre former for krænkelser, som de enten selv har været udsat for, eller som de har oplevet, at andre har været udsat for, og som har fundet sted på Campus Bornholm eller i forbindelse med Campus Bornholms aktiviteter. Det kan eksempelvis være i forbindelse med ekskursioner eller sociale arrangementer.

Ansatte

Ansatte kan foretage indberetning om de forhold, der er omtalt i whistleblowerlovens § 1, stk. 1:

  • Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.
  • Overtrædelser af visse dele af EU-retten.
  • Eksempler på forhold, der falder indenfor whistleblowerordningens formål er:
  • Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. i form af grov chikane.
  • Seksuel chikane (fx uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima).
  • Grov chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
  • Strafbare forhold, f.eks. brud på tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. forvaltningsloven og offentlighedsloven.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, saglighedskravet, magtfordrejningsgrundsætningen og princippet om sparsommelighed.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
  • Overtrædelse af EU-direktiver og EU-forordninger indenfor følgende områder; offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, miljøbeskyttelse, EU’s konkurrence- og statsstøtteregler, mm.

Oplysninger om forhold der vedrører overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, såsom sygefravær, rygning, alkohol og påklædning skal ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Oplysninger om mindre grove personrelaterede konflikter på skolen skal heller ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Whistleblowerordningen kan endvidere ikke anvendes i forhold til almindelig utilfredshed med ansættelses- eller arbejdsvilkår.

Oplysninger om sådanne forhold bør indgives til nærmeste leder.

Sådan indberetter du

Indberetningen foretages skriftligt gennem skolens digitale whistleblowerportal, der tilgås via link på skolens hjemmeside.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

  • Beskrivelse af forholdet: Dato, sted og navnet/navnene på de involverede personer
  • Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen

Skolen accepterer ikke anonyme henvendelser via whistleblowerordningen.

Skolen kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til. 

Sådan håndterer skolen indberetningen

Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en webportal. 

Advokatfirmaet Damkjær Lauritzen administrerer ordningen som databehandler. Den eksterne forankring har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.

Advokatfirmaet Damkjær Lauritzen vil som ekstern administrator af ordningen foretage en indledende screening af de modtagne indberetninger og frasortere de indberetninger, som ikke falder inden for ordningens formål, og som derfor i stedet skal behandles via den daglige dialog mellem ledelse og medarbejdere eller ledelse og elever på skolen.

Whistlebloweren modtager senest 7 kalenderdage efter indberetningens indgivelse meddelelse om, at indberetningen er modtaget samt om den forventede sagsbehandlingstid.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, sendes videre til skolens interne whistleblowerenhed, der udgøres af skolens kvalitetskoordinator samt af designeret medarbejder i skolens løn- og HR-team.  Herefter behandles og undersøges anmeldelsen af kvalitetskoordinator / medarbejder i løn- og HR-teamet med inddragelse af relevante parter, alt efter indberetningens karakter. Den interne whistleblowerenhed orienterer whistlebloweren, når indberetningen er færdigbehandlet. Den interne whistleblowerenhed vurderer endvidere, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.

Anmeldelser, som omhandler direktionen eller bestyrelsesmedlemmer, vil blive behandlet af designeret medarbejder i løn og HR-teamet i samarbejde med advokatfirma og formanden for bestyrelsen. Anmeldelser, der vedrører bestyrelsesformanden, vil blive behandlet af advokatfirma i samarbejde med to medlemmer af bestyrelsen, som ikke er inhabile i den pågældende sag.

Whistlebloweren vil blive orienteret, når indberetningen bliver modtaget i whistleblowerordningen, og når sagen er afsluttet, medmindre whistlebloweren har valgt ikke at følge sagen.

Campus Bornholm accepterer ikke nogen form for chikane, hævnaktioner eller lignende over for personer, der foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.

Whistleblowerens identitet må hverken direkte eller indirekte afsløres af skolens interne whistleblowerenhed med mindre, at whistlebloweren udtrykkeligt giver samtykke hertil, eller der foreligger de særlige situationer beskrevet i § 26, stk. 2, i lov om beskyttelse af whistleblowere.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Bevidst urigtige oplysninger indberettet af en af skolens ansatte vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har afgivet indberetningen.

Underretning af den person, som indberetningen vedrører og af andre personer

Personer, der indberettes oplysninger om i whistleblowerordningen, vil blive underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.

Registrering og opbevaring af indberetninger

De modtagne indberetninger og de øvrige dokumenter, som modtages fra whistlebloweren, registreres på portalen, hvor indberetningen finder sted. Det er kun skolens interne whistleblowerenhed samt advokatfirmaet Damkjær Lauritzen, der har adgang til disse oplysninger.

Indberetningerne opbevares så længe, som det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde de krav, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere samt af databeskyttelseslovgivningen.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder anvendelse på behandlingen af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Campus Bornholm er dataansvarlig for whistleblowerordningen.

Yderligere information om whistleblowerordningen

Kontakt venligst skolens interne whistleblowerenhed, hvis du har spørgsmål til whistleblowerpolitikken.